В ОКУ ГАНИ ЛО наряду с традиционным научно-справочным аппаратом имеется автоматизированный, который представлен в виде многочисленных самостоятельных баз данных. Все базы данных делятся на две группы: учетные и тематические. Они предназначены для совершенствования работы архива, дают возможность более быстрого и многоаспектного поиска необходимой информации.

Учетные базы данных

«Стол справок»
База данных «Стол справок» представляет собой  автоматизированную информационно-поисковую систему. Предназначена для оперативного учета исполненных запросов граждан и организаций социально-правового и тематического характеров. Так же база данных позволяет осуществлять проверку поступивших запросов на повторность путем поиска по заданным критериям. В базе данных содержатся сведения о гражданах и организациях, осуществляющих запрос, теме запроса, хронологических рамках, характере ответа, даты поступления и исполнения запроса.
Системные требования: Microsoft Access 2003 и выше.

«Читальный зал»
База данных «Читальный зал» представляет собой  автоматизированную информационно-поисковую систему. Предназначена для оперативного учета пользователей читального зала ОКУ ГАНИ ЛО, тематики исследований, выданных документов, а так же копий, сделанных по заказам пользователей.
Системные требования: Microsoft Access 2003 и выше.

«Учет поступлений СИФ»
База данных «Учет поступлений СИФ» представляет собой  автоматизированную информационно-поисковую систему. Предназначена для создания информационного массива о составе и содержании справочно-информационного фонда ОКУ ГАНИ ЛО. База данных содержит название  справочного или методического пособия, тематическую рубрику, дату поступления, количество поступивших экземпляров. Предусматривает поиск, выбор и сортировку нужных справочных и методических пособий по заданным критериям.
Системные требования: Microsoft Access 2003 и выше.

«Библиотечный фонд ОКУ ГАНИ ЛО»
База данных «Библиотечный фонд ОКУ ГАНИ ЛО» предназначена для создания информационного массива о составе и содержании фонда печатных изданий, хранящихся в ОКУ ГАНИ ЛО. Содержит наименование издания, краткое содержание, рубрикатор в соответствии с библиотечно-библиографическим каталогом. Предусмотрен поиск, выбор и сортировка нужной литературы по заданным критериям.
Системные требования: Microsoft Access 2003 и выше.

Тематические базы данных

«Награжденные юбилейной медалью «За доблестный труд. В ознаменование 100-летия со дня рождения В.И. Ленина»
База данных «Награжденные юбилейной медалью «За доблестный труд. В ознаменование 100-летия со дня рождения В.И. Ленина» предназначена для создания массива информации о лицах, награжденных юбилейной медалью «За доблестный труд. В ознаменование 100-летия со дня рождения В.И. Ленина». Позволяет вести поиск требуемых сведений по заданным критериям.
Системные требования: Microsoft Access 2003 и выше.

«Награжденные знаками отличия Министерств и ЦК отраслевых профсоюзов»
База данных «Награжденные знаками отличия Министерств и ЦК отраслевых профсоюзов» предназначена для создания массива информации о лицах, награжденных знаками отличия Министерств и ЦК отраслевых профсоюзов, информация о которых содержится в протоколах заседаний президиумов Липецких обкомов отраслевых профсоюзов. Позволяет вести поиск требуемых сведений по заданным критериям.
Системные требования: Microsoft Access 2003 и выше.

«Перечень вопросов, рассмотренных на заседаниях пленумов и бюро обкомов, горкомов, райкомов КПСС и ВЛКСМ»
База данных «Перечень вопросов, рассмотренных на заседаниях пленумов и бюро ОК, ГК, РК КПСС и ВЛКСМ» предназначена для создания массива информации о содержании вопросов, рассмотренных на заседаниях пленумов и бюро ОК, ГК, РК КПСС и ВЛКСМ. Позволяет вести поиск требуемых документов по заданным критериям.
Предусматривает 2 режима работы (режим просмотра, режим редактирования), для доступа в которые определены соответствующие пароли.
Системные требования: Microsoft Access 2003 и выше.

«Электронный фотокаталог»
База данных «Электронный фотокаталог» предназначена для создания массива информации о составе и содержании фотодокументов, находящихся на хранении в областном казенном учреждении «Государственный архив новейшей истории Липецкой области». Позволяет вести поиск требуемых фотодокументов по заданным критериям, организовать их качественный учет. Предусматривает вывод на экран сканированных фотодокументов для просмотра. База данных обеспечивает сохранность фотодокументов, т.к. пользователь может найти любой фотодокумент в ней, не пользуясь оригиналом и традиционным способом поиска и выдачи его из хранилища, и получить, при необходимости, копию этого документа прямо с компьютера.
Предусматривает 2 режима работы (режим просмотра, режим редактирования), для доступа в которые определены соответствующие пароли.
Системные требования: Microsoft Access 2003 и выше.